Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników (art. 104 § 1 Kodeksu pracy). To jeden z podstawowych dokumentów wewnątrzzakładowych – dla pracowników źródło informacji o godzinach pracy, terminie wypłaty czy zasadach usprawiedliwiania nieobecności, a dla pracodawcy narzędzie porządkujące codzienną pracę. Od 5 listopada 2026 r. regulamin pracy zyskuje dodatkowe znaczenie w związku z nowymi przepisami antymobbingowymi.
Kiedy regulamin pracy jest obowiązkowy
Zgodnie z art. 104 § 2 Kodeksu pracy:
- pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy ustalającym organizację i porządek w procesie pracy,
- pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników musi wprowadzić regulamin pracy, jeżeli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa (i pracodawca nie jest objęty takim układem zbiorowym),
- pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników może wprowadzić regulamin dobrowolnie.
Przy ustalaniu liczby pracowników bierze się pod uwagę osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, niezależnie od wymiaru etatu. Zleceniobiorców i osób współpracujących na podstawie umów B2B nie wlicza się.
Gdy firma nie ma regulaminu pracy
Pracodawca, który nie wprowadził regulaminu, musi przekazać pracownikowi na piśmie informacje o sprawach, które regulamin normalnie by określał – m.in. o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).
Co musi zawierać regulamin pracy
Art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy wymienia sprawy, które regulamin powinien ustalać, w szczególności:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Regulamin pracy powinien ponadto zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników (art. 104¹ § 2).
Nowość od 5 listopada 2026 r.: zasady antymobbingowe
Nowelizacja Kodeksu pracy (Dz.U. 2026 poz. 1046) rozszerza katalog spraw regulowanych w regulaminie pracy o zasady, procedury i częstotliwość działań w zakresie poszanowania godności i dóbr osobistych pracowników, równego traktowania, przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników mogą umieścić te zasady w regulaminie pracy albo w odrębnym regulaminie. Na dostosowanie dokumentów mają czas do 5 maja 2027 r. Więcej: Mobbing od 5 listopada 2026 r. – obowiązki pracodawcy.
Co jeszcze warto uregulować
Poza elementami obowiązkowymi regulamin często obejmuje:
- zasady pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej (jeżeli nie zostały uregulowane w odrębnym regulaminie),
- zasady korzystania ze sprzętu służbowego, poczty elektronicznej i internetu,
- zasady kontroli trzeźwości i monitoringu – o ile pracodawca je stosuje (wymagają one określenia w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu),
- zasady udzielania urlopów i zwolnień od pracy,
- tryb składania wniosków i zawiadomień przez pracowników.
Jak wprowadzić regulamin pracy
- Projekt – przygotuj treść regulaminu z uwzględnieniem systemów czasu pracy i warunków w firmie.
- Uzgodnienie – regulamin ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 104² § 1). Jeżeli w ustalonym przez strony terminie nie dojdzie do uzgodnienia albo u pracodawcy nie działa związek zawodowy, pracodawca ustala regulamin samodzielnie (art. 104² § 2).
- Podanie do wiadomości – regulamin podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. w intranecie, na tablicy ogłoszeń, mailowo).
- Wejście w życie – regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników (art. 104³ § 1).
- Zapoznanie – pracodawca zapoznaje pracownika z treścią regulaminu przed rozpoczęciem przez niego pracy (art. 104³ § 2). Potwierdzenie warto przechowywać w aktach osobowych – służy temu oświadczenie o zapoznaniu z regulaminem.
Zmiany regulaminu wprowadza się w tym samym trybie co sam regulamin.
Najczęstsze błędy
- regulamin skopiowany z innej firmy – z systemami czasu pracy, których pracodawca nie stosuje,
- brak informacji o karach porządkowych,
- brak wykazów prac wzbronionych młodocianym i kobietom,
- niezgodność regulaminu z treścią umów o pracę lub z praktyką,
- brak dowodu zapoznania pracowników z regulaminem,
- nieaktualne przepisy – np. sprzed zmian dotyczących pracy zdalnej czy kontroli trzeźwości.
Gotowe wzory
- Regulamin pracy – pełny wzór z wszystkimi elementami z art. 104¹ Kodeksu pracy,
- Regulamin pracy – pakiet – regulamin wraz z dokumentami potrzebnymi do jego wprowadzenia,
- Regulamin wynagradzania i pakiet regulaminu wynagradzania,
- Regulamin pracy zdalnej,
- więcej w kategorii Regulaminy i polityki.
Wzory są w formacie Word – otrzymasz je od razu po zapłacie.
Potrzebujesz dokumentów dopasowanych do Twojej firmy? Możesz od razu kupić gotowy wzór w formacie Word albo zlecić nam przygotowanie dokumentacji dla Twojej firmy – napisz do nas lub wyślij wiadomość na adres wzorybhp@gmail.com.
Najczęściej zadawane pytania
Od ilu pracowników regulamin pracy jest obowiązkowy?
Od 50 pracowników, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy. Pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników musi go wprowadzić, gdy wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa.
Kiedy regulamin pracy wchodzi w życie?
Po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Czy regulamin pracy trzeba uzgadniać z pracownikami?
Z zakładową organizacją związkową – jeżeli działa u pracodawcy. Gdy jej nie ma, pracodawca ustala regulamin samodzielnie.
Czy mała firma może mieć regulamin pracy?
Tak. Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników może wprowadzić regulamin dobrowolnie. Zwalnia go to z obowiązku przekazywania części informacji w trybie art. 29 § 3 Kodeksu pracy.
Czy regulamin pracy musi zawierać zasady antymobbingowe?
Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników musi do 5 maja 2027 r. określić zasady przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji – w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo w odrębnym regulaminie.
Podstawa prawna
- Kodeks pracy: art. 29 § 3, art. 104–104³, art. 108.
- Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 1046).
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny: 29 października 2026 r.