Wielu właścicieli małych firm uważa, że przepisy BHP dotyczą głównie dużych zakładów produkcyjnych. To błąd – większość obowiązków powstaje już z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika na umowę o pracę. Liczba zatrudnionych wpływa jedynie na niektóre kwestie, np. możliwość samodzielnego wykonywania zadań służby BHP czy obowiązek wprowadzenia regulaminów. Poniżej znajdziesz listę kontrolną obowiązków BHP dla firm zatrudniających od 1 do kilkudziesięciu pracowników.

Odpowiedzialność pracodawcy

Zgodnie z art. 207 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Powierzenie zadań specjaliście BHP lub firmie zewnętrznej nie zwalnia go z tej odpowiedzialności. Pracodawca ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki (art. 207 § 2).

Lista kontrolna obowiązków BHP

1. Zgłoszenie działalności do PIP i sanepidu

Pracodawca rozpoczynający działalność ma 30 dni od jej rozpoczęcia na pisemne zawiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy i państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności (art. 209 § 1 Kodeksu pracy). Obowiązek ten dotyczy również zmiany miejsca, rodzaju lub zakresu działalności.

2. Ocena ryzyka zawodowego

Każdy pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe oraz informuje pracowników o ryzyku (art. 226 Kodeksu pracy). Ocenę przeprowadza się dla każdego stanowiska – zobacz poradnik krok po kroku i gotowe karty oceny ryzyka.

3. Badania lekarskie

Przed dopuszczeniem do pracy pracownik musi mieć aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku (art. 229 Kodeksu pracy). Pracodawca wydaje skierowanie na badania wstępne, okresowe i kontrolne oraz ponosi ich koszt. Przydatne dokumenty: skierowanie na badania lekarskie i rejestr badań lekarskich.

4. Szkolenia BHP

Nowy pracownik musi przejść szkolenie wstępne – instruktaż ogólny i, w przypadku stanowisk z narażeniem, instruktaż stanowiskowy – przed dopuszczeniem do pracy (art. 237³ Kodeksu pracy). Później obowiązują szkolenia okresowe. Szczegóły opisaliśmy w artykule Szkolenie wstępne BHP. Pracodawca i osoby kierujące pracownikami również odbywają szkolenia BHP.

5. Instrukcje BHP

Pracodawca wydaje szczegółowe instrukcje BHP dla stanowisk pracy, maszyn, prac niebezpiecznych, substancji chemicznych oraz udzielania pierwszej pomocy (art. 237⁴ § 2 Kodeksu pracy). Więcej w artykule Instrukcje BHP – kiedy są obowiązkowe.

6. Środki ochrony indywidualnej i odzież robocza

Pracodawca nieodpłatnie dostarcza pracownikom środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych czynników (art. 237⁶ Kodeksu pracy) oraz odzież i obuwie robocze, jeżeli odzież własna może ulec zniszczeniu lub zabrudzeniu albo jest to konieczne ze względów technologicznych, sanitarnych lub BHP (art. 237⁷). Wydawanie ŚOI warto ewidencjonować – służy temu karta ewidencji wydanych ŚOI i odzieży. Jeżeli pracownicy używają własnej odzieży roboczej, potrzebny będzie regulamin ekwiwalentu.

7. Pierwsza pomoc, ochrona przeciwpożarowa i ewakuacja

Pracodawca zapewnia środki niezbędne do udzielania pierwszej pomocy, gaszenia pożarów i ewakuacji pracowników, a także wyznacza pracowników do udzielania pierwszej pomocy oraz do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji (art. 209¹ Kodeksu pracy). Wyznaczeni pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni. W zakładzie potrzebna jest instrukcja udzielania pierwszej pomocy i instrukcja ochrony przeciwpożarowej.

8. Służba BHP

Zadania służby BHP muszą być wykonywane w każdej firmie. Zgodnie z art. 237¹¹ Kodeksu pracy:

• pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę BHP,
• pracodawca zatrudniający do 100 pracowników powierza wykonywanie zadań służby BHP pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy,
• pracodawca może sam wykonywać zadania służby BHP, jeżeli zatrudnia do 10 pracowników albo do 50 pracowników i prowadzi działalność zaliczoną do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia – pod warunkiem ukończenia szkolenia niezbędnego do wykonywania tych zadań,
• w razie braku kompetentnych pracowników pracodawca może powierzyć te zadania specjalistom spoza zakładu.

Przydatne dokumenty: umowa z zewnętrznym specjalistą BHP oraz zarządzenie o powierzeniu zadań służby BHP.

9. Wypadki przy pracy

Pracodawca ma obowiązek ustalić okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy, sporządzić dokumentację powypadkową i prowadzić rejestr wypadków przy pracy (art. 234 Kodeksu pracy). O śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku trzeba niezwłocznie zawiadomić okręgowego inspektora pracy i prokuratora. Warto też prowadzić rejestr zdarzeń potencjalnie wypadkowych.

10. Obowiązki osób kierujących pracownikami

Kierownicy, brygadziści i mistrzowie mają własne obowiązki BHP – m.in. organizowanie stanowisk zgodnie z przepisami, egzekwowanie stosowania środków ochrony i dbanie o sprawność maszyn (art. 212 Kodeksu pracy). Warto je spisać i przekazać za potwierdzeniem: obowiązki osób kierujących pracownikami.

11. Przeciwdziałanie mobbingowi

Od 5 listopada 2026 r. każdy pracodawca – także zatrudniający jedną osobę – ma obowiązek systematycznie przeciwdziałać mobbingowi. Firmy zatrudniające co najmniej 10 pracowników muszą do 5 maja 2027 r. spisać zasady i procedury w tym zakresie. Szczegóły: Mobbing od 5 listopada 2026 r.

12. Dokumentacja pracownicza i czas pracy

Choć nie są to przepisy BHP w ścisłym znaczeniu, kontrola PIP obejmuje zwykle także akta osobowe i ewidencję czasu pracy. Przestrzeganie norm czasu pracy i odpoczynku ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo pracowników.

Co zależy od liczby pracowników

• od 1 pracownika – wszystkie obowiązki z listy powyżej, z wyjątkiem regulaminów,
• od 10 pracowników – obowiązek określenia zasad przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji (od 5 listopada 2026 r., termin wdrożenia do 5 maja 2027 r.); do tego progu pracodawca może sam wykonywać zadania służby BHP po ukończeniu szkolenia,
• od 20 pracowników – obowiązek regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania na wniosek zakładowej organizacji związkowej (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym),
• do 50 pracowników – możliwość samodzielnego wykonywania zadań służby BHP przy kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia,
• od 50 pracowników – obowiązkowy regulamin pracy i regulamin wynagradzania (o ile pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym),
• powyżej 100 pracowników – obowiązek utworzenia służby BHP,
• powyżej 250 pracowników – obowiązek powołania komisji BHP.

Kary za naruszenie przepisów BHP

Za naruszenie przepisów lub zasad BHP inspektor pracy może nałożyć grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł (art. 283 § 1 Kodeksu pracy). Inspektor może też wydać nakaz usunięcia nieprawidłowości, a w razie bezpośredniego zagrożenia – nakaz wstrzymania prac. Poważne naruszenia narażające pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia lub ciężkiego uszczerbku na zdrowiu są przestępstwem (art. 220 Kodeksu karnego).

Gotowe komplety dokumentów

Najprostszym sposobem uporządkowania dokumentacji jest komplet przygotowany dla wielkości firmy:

• Pełna dokumentacja BHP firmy (do 10 pracowników),
• Pełna dokumentacja BHP firmy (11–50 pracowników),
• pakiety branżowe – np. dla biura, sklepu, restauracji, warsztatu czy firmy budowlanej.

Wszystkie dokumenty są w formacie Word – otrzymasz je od razu po zapłacie i dostosujesz do swojej firmy.

Potrzebujesz dokumentów dopasowanych do Twojej firmy? Możesz od razu kupić gotowy wzór w formacie Word albo zlecić nam przygotowanie dokumentacji dla Twojej firmy – napisz do nas lub wyślij wiadomość na adres wzorybhp@gmail.com.

Najczęściej zadawane pytania

Czy jednoosobowa firma bez pracowników musi spełniać przepisy BHP?

Obowiązki pracodawcy z Kodeksu pracy dotyczą osób zatrudniających pracowników. Przedsiębiorca pracujący samodzielnie nie jest pracodawcą, ale jeżeli zatrudnia zleceniobiorców lub współpracuje z innymi firmami w jednym miejscu, ma obowiązek zapewnić im bezpieczne warunki pracy (art. 304 Kodeksu pracy).

Czy w małej firmie trzeba zatrudniać specjalistę BHP?

Nie zawsze. Pracodawca zatrudniający do 10 pracowników – albo do 50 przy kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia – może sam wykonywać zadania służby BHP po ukończeniu odpowiedniego szkolenia. W innych przypadkach powierza je pracownikowi lub zewnętrznemu specjaliście.

Czy pracodawca musi przejść szkolenie BHP?

Tak. Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami odbywają szkolenia BHP, w tym szkolenia okresowe nie rzadziej niż raz na 5 lat.

Ile mam czasu na zgłoszenie firmy do PIP i sanepidu?

30 dni od dnia rozpoczęcia działalności (art. 209 § 1 Kodeksu pracy).

Jakie dokumenty BHP sprawdza PIP w małej firmie?

Najczęściej: ocenę ryzyka zawodowego, dokumentację szkoleń, orzeczenia lekarskie, instrukcje BHP, ewidencję wydawania ŚOI, wyznaczenie osób do pierwszej pomocy i ochrony ppoż. oraz dokumentację wypadków.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy: art. 207, 209, 209¹, 212, 226, 229, 234, 237³, 237⁴, 237⁶, 237⁷, 237¹¹, 283, 304.
• Kodeks karny: art. 220.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny: 29 października 2026 r.