Ewidencja czasu pracy to dokument, który pracodawca prowadzi dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę – niezależnie od wielkości firmy. Na jej podstawie ustala się wynagrodzenie, dodatki za nadgodziny i pracę w nocy oraz wymiar urlopu. Ewidencja jest też jednym z pierwszych dokumentów, które sprawdza inspektor pracy, a w sporze o nadgodziny – kluczowym dowodem w sądzie.

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie.

Szczegółowy zakres ewidencji określa § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy

Ewidencję prowadzi się dla każdego pracownika indywidualnie. Obejmuje ona informacje o:

• pracy w poszczególnych dobach, z liczbą przepracowanych godzin oraz godzinami ich rozpoczęcia i zakończenia,
• pracy w niedziele i święta,
• pracy w porze nocnej,
• pracy w godzinach nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• dyżurach – z liczbą godzin, godzinami rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscem pełnienia dyżuru,
• urlopach oraz zwolnieniach od pracy i innych usprawiedliwionych nieobecnościach (z rodzajem i wymiarem), a także nieobecnościach nieusprawiedliwionych,
• czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych, dozwolonych w celu przygotowania zawodowego.

Razem z ewidencją przechowuje się związane z nią dokumenty, m.in. wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego za godziny nadliczbowe oraz wnioski dotyczące stosowania szczególnych rozkładów czasu pracy (np. indywidualnego rozkładu).

Kogo nie dotyczy ewidencjonowanie godzin pracy

Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy w przypadku pracowników:

• objętych zadaniowym systemem czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Uwaga: zwolnienie dotyczy wyłącznie godzin pracy. Dla tych pracowników pracodawca nadal prowadzi ewidencję dni pracy, urlopów, zwolnień i innych nieobecności.

Forma ewidencji

Pracodawca wybiera, czy prowadzi ewidencję w postaci papierowej, czy elektronicznej. W postaci papierowej dokumenty trzeba zabezpieczyć przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Ewidencja elektroniczna musi spełniać wymagania rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, m.in. co do integralności i możliwości odczytu.

Ewidencja nie musi być jednym dokumentem – może składać się z kilku zestawień (np. kart ewidencji, zestawienia nieobecności i wniosków), o ile łącznie zawierają wszystkie wymagane informacje. Sama lista obecności zwykle nie wystarcza, bo nie zawiera godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy ani nadgodzin.

Jak długo przechowywać ewidencję

Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. pracodawca przechowuje ją przez okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), chyba że przepisy odrębne przewidują okres dłuższy. Dla osób zatrudnionych wcześniej mogą obowiązywać inne okresy.

Normy czasu pracy, które pokazuje ewidencja

Prawidłowo prowadzona ewidencja pozwala sprawdzić, czy przestrzegane są podstawowe normy:

• czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1),
• pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie (art. 132 § 1),
• pracownikowi przysługuje co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu (art. 133 § 1),
• liczba godzin nadliczbowych z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy nie może przekroczyć 150 godzin w roku kalendarzowym, chyba że inną liczbę ustalono w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub umowie o pracę (art. 151 § 3–4).

Planowanie pracy ułatwia harmonogram czasu pracy, a rozliczanie nadgodzin – wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny.

Ewidencja przy pracy zdalnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy także pracowników pracujących zdalnie. Sposób potwierdzania obecności i godzin pracy przy pracy zdalnej warto określić w regulaminie pracy zdalnej lub w porozumieniu z pracownikiem – zobacz regulamin pracy zdalnej.

Najczęstsze błędy

• ewidencja ograniczona do listy obecności, bez godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• brak ewidencji nadgodzin lub wpisywanie godzin „z grafiku” zamiast faktycznie przepracowanych,
• brak oznaczenia tytułu dni wolnych (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, za pracę w niedzielę),
• brak ewidencji dni pracy i nieobecności dla osób objętych zadaniowym czasem pracy,
• ewidencja prowadzona zbiorczo, a nie dla każdego pracownika,
• niszczenie dokumentów przed upływem okresu przechowywania.

Kary

Za nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz za naruszanie przepisów o czasie pracy Kodeks pracy przewiduje grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1). Brak rzetelnej ewidencji to też ryzyko w sporze o wynagrodzenie za nadgodziny – w razie braku dokumentacji sąd może oprzeć się na zeznaniach pracownika i świadków.

Gotowy wzór ewidencji

Ewidencja czasu pracy w formacie Word zawiera wszystkie elementy wymagane przez § 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, porę nocną, pracę w niedziele i święta, dyżury, dni wolne z oznaczeniem tytułu oraz nieobecności. Plik otrzymasz od razu po zapłacie. Pozostałe dokumenty kadrowe znajdziesz w kategorii Kadry i HR.

Potrzebujesz dokumentów dopasowanych do Twojej firmy? Możesz od razu kupić gotowy wzór w formacie Word albo zlecić nam przygotowanie dokumentacji dla Twojej firmy – napisz do nas lub wyślij wiadomość na adres wzorybhp@gmail.com.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mała firma musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

Tak. Obowiązek z art. 149 Kodeksu pracy dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych.

Czy ewidencję czasu pracy prowadzi się dla zleceniobiorców?

Ewidencja z art. 149 Kodeksu pracy dotyczy pracowników. Dla zleceniobiorców, którym przysługuje minimalna stawka godzinowa, prowadzi się odrębne potwierdzenie liczby godzin wykonywania zlecenia na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu.

Czy pracownik może zobaczyć swoją ewidencję czasu pracy?

Tak. Pracodawca udostępnia ewidencję pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy).

Czy ewidencja czasu pracy może być elektroniczna?

Tak. Pracodawca może prowadzić ewidencję w postaci papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymagań rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. – przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy: art. 94 pkt 9b, art. 129, 132, 133, 149, 151, 281.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – § 6.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny: 29 października 2026 r.